finance1.jpgEn tant que pigiste, je dois gérer plusieurs éléments fiscaux particulièrement désagréables à faire. Je pense notamment au fait que je dois suivre toutes mes entrées et mes sorties d’argent. Je dois comptabiliser le tout et fournir des états clairs à mon comptable lors de la saison des impôts. Ce n’est pas toujours amusant, et ça demande réellement une discipline de fer. Au cours des années, j’ai toutefois fini par me trouver des trucs me permettant de me simplifier la vie quelque peu. Venez, je vais vous partager quelques trucs qui vous permettront de bien surveiller vos entrées et vos sorties d’argent.

Hé oui, la saison des impôts s’en vient. Je sais, je viens de vous donner le goût de m’arracher la tête – je dois dire que vous avez un peu raison de m’en vouloir. Saviez-vous qu’il y a probablement plusieurs éléments que vous pourriez déduire et que vous n’êtes même pas au courant ? C’est souvent le cas ! Mais, la fois que vous trouvez que c’est effectivement possible, encore faut-il avoir la facture prouvant le tout sous la main. Elle est où la maudite facture ? Ça c’est le genre de truc qui risque de vous gâcher un après-midi.

Conservez vos factures et passez à la facturation en ligne

doxie.jpgC’est exactement pour ce genre de raison que je me suis donné l’habitude de scanner systématique toutes les factures que je reçois. Je sais, ça a l’air fastidieux comme ça, mais quand on a une bonne discipline, ça devient un réflexe. D’ailleurs, vous avez des scanneurs spécifiquement pensés pour ce genre de tâches ; je pense au numériseur papier sans fil de Doxie Go, par exemple.

Ce petit numériseur compact vous permet de scanner rapidement vos factures et de les classer dans votre ordinateur. Honnêtement, je ne me passerais plus de ce genre d’outil. Ça me permet d’avoir toutes mes factures dans un format qui est facilement classable et utilisable. Mentionnons notamment le fait que le logiciel inclus permet de créer des PDF à la volée et avec plusieurs pages. Cela simplifie grandement la recherche, surtout lorsque cela fait plusieurs mois que vous n’avez pas touché à vos factures. En tout cas, depuis que j’utilise ce genre de système, je n’ai pas besoin d’empiler des montagnes de paperasse dans des boites, histoire d’être capable de me défendre si le fisc décide de me vérifier.

Autre petit point qui vous simplifiera la vie : la facturation en ligne. SI vous achetez beaucoup de choses sur Internet, vous allez vous rendre compte que c’est un bijou de simplicité pour la gestion des factures. « Enregistrer sous… » devient véritablement votre ami.

Une base de données pour classer vos factures et vos dépenses

mint.pngÀ force d’accumuler des données, j’ai fini par me dire que le tout serait plus simple à gérer en exploitant une base de données locale. Je n’entrerai pas trop dans le sujet, car cela peut être quelque peu complexe. Sachez toutefois qu’il existe des solutions grand public vous permettant de faire du classement efficace. Je pense notamment à Access, un produit de Microsoft, qui est souvent utilisé pour des tâches relativement simples.

Dans la catégorie d’outils encore plus poussés, il existe des services comme Mint. Ce service disponible sur plusieurs plateformes est véritablement un moyen de surveiller en temps réel vos entrées et vos sorties d’argent. Évidemment, il faut avoir confiance en la compagnie, puisque cette dernière obtient votre permission de manipuler vos données financières, histoire de les rendre intelligibles. Aussi, si cela fonctionne avec mon institution financière, je ne suis pas certain que ça fonctionne avec toutes les institutions. Vous devriez vérifier le tout avant de vous lancer dans l’aventure. J’utiliser Mint depuis plusieurs années déjà et j’ai toujours été satisfait de ce que ça me permet de faire. C’est une excellente méthode de bien surveiller votre train de vie, et surtout d’éviter de tomber dans le piège de la surconsommation.

La bonne habitude de la copie de sauvegarde et de la protection de vos données

pile-invoices.jpgC’est bien beau ne plus avoir de paperasse, mais ça implique que vous réunissiez tous vos documents sous un même toit, c’est-à-dire votre ordinateur. Est-ce que vous avez une copie de sauvegarde ? J’espère que oui ! Que ferez-vous si vous perdez toutes vos données ? En plus, est-ce que vous avec une copie de sauvegarde en dehors de la maison ? Non ? Qu’est-ce qui vous arrivera si un incendie vient malheureusement tout ravager ?

Bon, je vais arrêter de jouer les oiseaux de malheur. Cependant, vous serez d’accord avec moi, quand vient le temps de discuter de données financières, il est important d’être bien en sécurité. Pour ce qui est des copies de sauvegarde, j’aime bien la règle du 3-2-1. Trois copies de sauvegardes différentes, placées à au moins deux endroits différents, dont une est située dans le nuage. Je sais, j’ai l’air complètement paranoïaque, mais ce sont les paroles d’un gars qui a déjà tout perdu et qui, depuis, s’arrange pour ne plus que ça se produise. Achetez-vous donc quelques disques durs externes ; c’est de moins en moins dispendieux et ça permet de bien dormir la nuit.

Sinon, autre élément à ne pas oublier : toujours mettre un mot de passe long et complexe sur votre ordinateur. Si jamais quelqu’un met la main sur votre machine, vous aurez au moins un minimum de protection. Si vous vous sentez à l’aise, pensez aussi à crypter vos documents. Attention toutefois, ce genre de démarche demande du doigté. Assurez-vous de savoir ce que vous faites avant de vous lancer dans ce genre de démarche, car vous pourriez tout perdre.

Conclusion

Au final, ce que vous devez comprendre, c’est que de prendre soin de ses finances, et de surveiller les entées et les sorties est essentiellement une question de discipline. C’est malheureux, mais c’est très facile de perdre une facture dans le fond d’une poche de pantalon. Il faut donc être constamment à l’affut et s’assurer que tout est classé le plus rapidement possible.

Ha oui, dernier truc avant de partir. Plusieurs magasins vous offrent désormais la possibilité de vous envoyer votre facture par courriel une fois le paiement effectué. Vous devriez vous prémunir de cette prérogative ; comme je vous l’ai dit précédemment, une facture électronique est infiniment plus facile à classer.

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Benoit "Ben the Man" Gagnon est né nu et sans défense jusqu'au moment où il a découvert les jeux vidéo et la technologie. À ce moment, il s'est mis à découvrir un monde rempli de promesses et de découvertes. Depuis, il s'est intéressé aux jeux vidéo, aux technologies émergentes, à l'industrie technologique et à la sécurité.

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