C’est bientôt la saison des impôts! C’est un moment de l’année que je trouve particulièrement stressant, car je dois retrouver tous les papiers et reçus que j’ai amassés dans les derniers mois. Même si le gouvernement n’exige pas habituellement que vous présentiez vos pièces justificatives avec votre déclaration de revenus, rien ne l’empêche de vous les demander des années plus tard. Habituellement, l’Agence du revenu du Canada et Revenu Québec vous suggère de conserver vos pièces justificatives pendant au moins 6 ans.
On le sait, le papier n’est pas un support éternel. Il peut prendre l’eau, se déchirer ou encore brûler. Et même si on sert nos papiers dans un classeur sécurisé, l’encre sur les feuilles peut finir par disparaitre. Personnellement, j’ai vécu ce genre d’expérience avec des reçus et c’est loin d’être amusant.
Heureusement, depuis plusieurs années, les gens sont de plus en plus nombreux à numériser leurs documents en vue de l’impôt. C’est un moyen simple et efficace de conserver pendant un temps infini ou presque des documents importants.
Les numériseurs mobiles
Je suis d’accord avec vous. Les numériseurs traditionnels prennent beaucoup de place, surtout quand on doit juste s’en servir pour la période des impôts. C’est la même chose pour les appareils tout-en-un qui inclut une imprimante, un télécopieur et un numériseur.
En revanche, avez-vous déjà entendu parler des numériseurs mobiles? Ces appareils très compacts ont souvent la forme d’un bâton et se rangent très facilement. Malgré leur petite taille, ils sont aussi efficaces sinon plus que des numériseurs ordinaires. Voici d’ailleurs quelques suggestions de produits parfaits pour le temps des impôts.
Le lecteur optique mobile NeatReceipts
Sérieusement, le NeatReceipts est le nec plus ultra dans le domaine des numériseurs portatifs. Il ne fait pas juste bêtement numériser vos documents en PDF. Il est capable d’extraire les données qui s’y trouvent pour créer des relevés de dépenses.
Par exemple, si vous avez une facture d’un ordinateur que vous avez acheté pour votre entreprise à la maison, il sera capable d’extraire le nom du fournisseur, la date, et le montant. Ainsi, chaque fois que vous numériserez une facture, vous aurez facilement les infos dans un tableau.
Il est également capable de faire la même chose avec des cartes professionnelles. Si votre comptable vous a, par exemple, donné sa carte, vous avez juste à l’insérer dans ce numériseur et il se chargera de créer une fiche de contact. C’est pas plus compliqué que ça!
Et il est toujours possible d’éditer les données ou d’y ajouter des notes!
Le numériseur portatif MobileOffice S400 de Plustek
Le MobileOffice S400 de Plustek est un modèle un peu plus abordable qui offre tout de même de belles fonctions.
Comme beaucoup d’appareils similaires, il est capable de numériser la plupart des documents en fichier PDF. Par contre, là où ce produit se démarque, c’est dans la gestion même de la numérisation. Il peut redimensionner, positionner et changer l’exposition automatiquement dans le but d’avoir, chaque fois, un document parfaitement numérisé. Si vous avez beaucoup de factures à numériser, vous n’aurez pas à les passer deux ou trois fois chacune dans le lecteur pour que ça fonctionne. Pratique et efficace!
Un autre avantage qu’apporte cette technologie, c’est que les fichiers seront beaucoup moins volumineux. Il ne prendra pas une page 8 1/2 par 11 pour numériser une facture de quelques centimètres de long.
Le numériseur de document recto verso de Brother
Ce modèle de Brother a peut-être moins de fonctions que ses concurrents, mais vaut quand même le détour. En fait, je destinerais ce modèle à des gens qui sont souvent en déplacement et qui n’ont pas de temps à perdre.
En effet, c’est l’un des plus rapides dans le domaine. Il permet de numériser jusqu’à 8 feuilles par minute. Pour comparaison, le NeatReceipts numérise une page toutes les 15 secondes et le MobileOffice S400 prend 20 secondes pour numériser une page.
Même s’il n’est pas doté du même logiciel que le NeatReceipts, il est livré avec des programmes de gestion de reçus vous aidant à rendre la numérisation de vos pièces justificatives moins ardue.
Le numériseur portatif IRIScan Anywhere 3
Alors que les trois autres numériseurs portatifs présentés dans cet article sont alimentés par câble USB, le numériseur portatif IRIScan Anywhere 3 fonctionne, quant à lui, à pile. En effet, il sauvegarde les documents numérisés sur une carte microSD incluse, puis les envoie sans fil sur votre ordinateur, votre téléphone intelligent ou votre tablette.
Ainsi, peu importe où vous vous trouvez, vous serez capable de numériser vos documents. Par exemple, si vous êtes dans un restaurant, vous pourrez immédiatement numériser l’addition, vous évitant de la perdre ou de l’abimer. Bref, vous n’aurez plus d’excuses pour ne pas être organisé!
Au cas où vous vous demandez, la pile propose suffisamment d’autonomie pour numériser un maximum de 100 feuilles en format A4. À mon avis, c’est amplement suffisant, car c’est rare qu’on numérise autant de feuilles en une seule fois.
Quelques conseils sur la numérisation
1- Après avoir numérisé un document, vérifiez avec votre ordinateur que ce dernier a été bien numérisé. Parfois, le document est flou ou incomplet. C’est assez frustrant quand on s’en rend compte des années plus tard et qu’on n’a plus l’original avec nous.
2- Même si votre document est sauvegardé dans votre ordinateur, vous risquez quand même de le perdre. Par exemple, votre disque dur peut sauter ou vous pouvez vous faire voler votre PC. Faites donc des copies de sauvegarde soit dans le nuage ou sur un disque dur externe. Personnellement, je suis un peu parano et je fais des copies sur une clé USB que je range dans un coffre fort.
3- Protégez vos documents par mots de passe. N’oubliez pas qu’ils comportent des renseignements personnels, comme votre adresse et votre numéro d’assurance sociale, que les fraudeurs prendraient plaisir à utiliser contre vous pour cloner votre identité.
Finalement, avec les bons outils en main, la période des impôts peut être beaucoup moins stressante!
