La paperasse constitue l’ennemie numéro un du travailleur autonome et de la petite entreprise. C’est encore pire pour ceux qui, comme moi, travaillent à la maison: les appartements et les condos étant de plus en plus petits, on manque toujours d’espace de stockage… Et le papier qui traîne risque constamment de se retrouver dans le bac de recyclage (ou barbouillé par les enfants), ce qui pourrait coûter cher en déductions perdues au moment de préparer les déclarations fiscales.
J’ai donc testé pour vous le numériseur mobile Neat Receipts, qui permet de minimiser ce problème en transformant des montagnes de reçus, de factures et de cartes d’affaires en fichiers que l’on peut classifier, exporter vers un logiciel comptable, ou synchroniser avec nos téléphones cellulaires. Suivez-moi pour savoir s’il s’agit d’une solution appropriée pour vous.
Laissez-moi d’abord vous faire très, très peur…
Il y a cinq ou six ans, j’ai reçu une lettre pas particulièrement sympathique du Ministère du Revenu. Lettre qui annonçait, juste avant Noël, l’arrivée imminente d’une facture de quelques milliers de dollars.
Heureusement, ce n’était qu’un malentendu au sujet de la manière dont un de mes anciens clients avait rempli un formulaire, malentendu que j’ai rapidement pu résoudre avec l’aide de la (très professionnelle) responsable du dossier. Mais il m’a tout de même fallu fouiner dans mes archives pour retrouver de vieux contrats datant de 3 ou 4 ans, les numériser d’urgence et les faire parvenir au Ministère pour prouver que j’avais bien payé tous mes impôts et que je méritais pas d’être poivré de pénalités et d’intérêts.
Mais que se serait-il passé si je n’avais pas eu accès aux documents papier nécessaires? Si, par exemple, ils avaient été détruits dans l’énorme dégât d’eau qui a dévasté mon condo quelques années plus tard? Ou perdus dans un déménagement?
Et vous, si on vous demandait de produire des dizaines de factures datant de 2007, seriez-vous en mesure de le faire?
D’où l’intérêt de numériser vos factures, vos reçus, vos contrats et autres documents d’affaires, histoire d’en posséder une copie dans les nuages en cas de catastrophe.
Premier contact avec Neat Receipts
Le numériseur mobile Neat Receipts est petit, léger, silencieux et discret. Sur la photo ci-contre, vous pouvez le comparer à un stylo court; on peut facilement le transporter dans une mallette ou un sac à dos.
La configuration est relativement simple: il suffit d’installer un logiciel à partir d’un CD-ROM ou d’Internet, de créer un compte Neat, et de connecter le numériseur dans un port USB. J’ai rencontré quelques bogues gênants avec la fonction de création de comptes du logiciel; je me suis rabattu sur le site Web, où tout fonctionne sans problème.
Notez que j’ai reçu la version Windows du produit mais qu’il m’a suffi de télécharger le logiciel OS X sur le site de Neat pour m’en servir sur Mac. Il n’y a donc aucune incompatibilité matérielle.
Spécifications techniques
- Résolution maximale: 600 points par pouce.
- Reconnaissance optique des caractères et lecture intelligente du texte.
- Tailles de documents: de 1 x 1 pouce à 8,5 x 30 pouces
- Formats de sortie: PDF, XLS (Excel) TurboTax, Quicken, CSV (champs séparés par virgules)
Vois les spécifications complètes ici.
Le processus de numérisation
Neat Receipts traite une page à la fois. Le manufacturier affirme que l’appareil accepte le papier régulier jusqu’à une taille maximale de 8,5 x 30 pouces (!); j’ai testé des documents de 8,5 x 11, de 8,5 x 14, de petits reçus, des cartes d’affaires et une enveloppe et tout a bien fonctionné.
La durée du processus de numérisation varie énormément selon la complexité et la taille du document. La lecture d’un petit reçu de caisse a requis 8 secondes, plus 6 secondes additionnelles pour analyser son contenu à l’aide de la reconnaissance automatique des caractères; pour une page de contrat de 8,5 x 14, il a fallu un total de 47 secondes.
Le logiciel Neat
La force de Neat Receipts, c’est la petite base de données intégrée qui nous permet de classifier et d’identifier les documents.
Évidemment, avec un nom comme «Neat Receipts», la base de données est conçue en fonction de reçus et de factures. Au moment de la numérisation, le logiciel tente de lire automatiquement la date, le fournisseur, la carte de crédit utilisée pour payer, etc., et de remplir les champs appropriés du formulaire pour nous. Au cours de mon test, le taux de réussite de cette analyse automatique a cependant été plutôt modeste: j’ai dû remplir l’essentiel des formulaires à la main.
Ceux qui manipulent de grands nombres de documents pourront aussi les classifier en dossiers, effectuer des recherches, etc.
Exportation
Histoire de simplifier la comptabilité du travailleur autonome ou de la petite entreprise, le logiciel Neat peut exporter des ensembles de reçus et/ou leurs informations associées en format PDF ou vers les logiciels Quicken, Excel et TurboTax.
L’image ci-contre donne une idée de ce que l’on retrouve dans l’exportation Excel; le deuxième tableur du fichier contient des images de chacun des reçus.
Attention: si le logiciel permet d’étiqueter un reçu en fonction d’un grand nombre de dépenses déductibles aux fins de l’impôt au Canada, comme par exemple les frais de scolarité, les dépenses de bureau et les frais médicaux, l’outil d’exportation vers le logiciel TurboTax ne semble pas capable d’utiliser les catégories fiscales canadiennes, ce qui réduit son utilité.
Services infonuagiques
Si vous êtes travailleur autonome, numériser vos documents au bureau et faire une copie de votre base de données sur une clé USB ou sur un disque dur est probablement suffisant. Par contre, si vous avez une petite entreprise avec quelques employés sur la route, vous préférerez peut-être qu’ils puissent numériser leurs propres reçus avec leurs téléphones intelligents. Votre comptable, votre fiscaliste et les gestionnaires de la compagnie voudront peut-être aussi pouvoir échanger les reçus ou les synchroniser sur plusieurs postes de travail.
Pour ce faire, Neat Receipts offre des services infonuagiques disponibles sur iOS et sur Android. Mais ceux-ci ne sont pas gratuits: pour avoir accès aux applications mobiles, il faut payer un abonnement dont le prix varie selon le nombre d’usagers, la durée de l’abonnement et les fonctions utilisées. Le plan le moins cher coûte 9,99$ par mois; ce n’est pas énorme, mais ça justifie que l’on réfléchisse à nos besoins avant de s’abonner.
Conclusion
J’ai été impressionné par le Neat Receipts. C’est un produit facile à utiliser, efficace, peu encombrant et qui remplit bien la mission (relativement spécialisée, il faut le dire) qu’il se donne.
Le type de carrière que je mène fait en sorte que je facture rarement plus de 3 ou 4 clients différents par mois et que je n’ai pas beaucoup de dépenses à faire pour mon entreprise. Pour moi, un outil spécialisé comme le Neat Receipts est sans doute exagéré; mon numériseur plat standard fait amplement l’affaire, et si je voulais un appareil mobile, je pourrais en trouver de moins chers qui suffiraient pour mes besoins.
Mais si, comme mon voisin, j’étais entrepreneur général en rénovation, que j’étais constamment sur la route et que je devais acheter des matériaux à tous les jours, un outil comme le Neat Receipts me semblerait carrément indispensable. Même chose si j’opérais un petit commerce de détail. Si c’est votre cas, envisagez l’achat du Neat Receipts; il pourrait vous épargner du temps et peut-être des tracas.
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